Cada semana entra en la asesoría alguien de Algeciras que ya ha decidido lanzarse por su cuenta y quiere tramitar el alta de autónomo cuanto antes, aunque solo tenga clara una cosa: qué firmar primero. La respuesta corta es que no hay una única forma de hacerlo, pero sí hay un orden que evita que el primer mes de actividad empiece con papeles mal encajados. Y ese detalle importa más de lo que parece, porque algunas decisiones del alta, como el epígrafe o la fecha, cuestan bastante más de corregir después que de acertar desde el principio.
En Algeciras nos encontramos con dos perfiles muy distintos a la hora de darse de alta como autónomo: quien ya tiene un cliente esperando y quiere facturar cuanto antes, y quien todavía está definiendo el negocio y prefiere no precipitarse. El procedimiento administrativo es el mismo para ambos, pero el orden de prioridades cambia.
¿Hacienda primero o Seguridad Social primero?
El alta censal en Hacienda, con el modelo 036, es el paso que activa su actividad económica de cara al fisco: ahí se declara qué va a hacer, dónde y bajo qué régimen de impuestos (IVA, IRPF, etc). El alta en el RETA, el régimen especial de trabajadores autónomos, es la que le da cobertura de Seguridad Social y genera la obligación de pagar la cuota mensual. En la práctica conviene presentar primero el modelo censal y a continuación el alta en Seguridad Social, porque esta última pide la fecha de inicio de actividad que ya conste en Hacienda. Invertir el orden no es ilegal, pero suele generar incoherencias entre fechas que luego hay que explicar.
El epígrafe del IAE no es un trámite menor
Aquí es donde vemos más errores, y no es por descuido: el listado de epígrafes está anticuado y además parece pensado para expertos en la materia o inspectores de Hacienda, más que para quien monta un negocio. Elegir un epígrafe demasiado genérico puede limitar qué actividades puede facturar sin ampliar el alta más adelante. Elegir uno demasiado específico puede dejarle fuera cuando el negocio evolucione, algo bastante habitual en los primeros dos años. Tampoco es indiferente para el IVA: hay epígrafes que llevan asociado un régimen especial, como el recargo de equivalencia en comercio minorista, que cambia por completo cómo se factura.
Lo que hacemos antes de rellenar nada es preguntar qué va a facturar realmente, más allá de cómo se llama el negocio en la cabeza de quien lo monta. Un mismo proyecto de diseño gráfico y venta de merchandising propio, por ejemplo, puede necesitar más de un epígrafe desde el primer día.
La cuota de autónomos y la tarifa plana
Existe una reducción en la cuota durante los primeros meses de actividad, pensada precisamente para amortiguar el inicio, pero las condiciones para acceder a ella y su duración dependen de si ha sido autónomo antes, de si contrata a alguien desde el principio y de la comunidad autónoma. No es un dato que convenga generalizar sin mirar el caso: dos personas que abren negocios parecidos en la misma calle de Algeciras pueden tener derecho a condiciones distintas según su historial con la Seguridad Social.
A partir de ahí, la cuota mensual ya no es fija para todo el mundo: desde hace unos años se calcula según los rendimientos netos previstos, lo que obliga a hacer una estimación razonable al darse de alta y a ajustarla si la actividad va mejor o peor de lo previsto durante el año.
Qué pasa si se equivoca en la fecha o en el epígrafe
Se puede corregir, pero es muy costoso. Cambiar la fecha de alta después de presentado el modelo censal puede obligar a rehacer trimestres ya declarados. Cambiar de epígrafe a mitad de año puede afectar a cómo se calculan los pagos fraccionados del IRPF de ese ejercicio. Ninguno de los dos casos es un drama, pero sí son horas de gestión que se evitan revisando bien antes de firmar, no después.
Lo que empieza a contar desde el mismo día del alta
En cuanto se presenta el alta, arrancan las obligaciones trimestrales: IVA, pagos a cuenta del IRPF y, según la actividad, retenciones si emite facturas a otros profesionales o factura a través de una plataforma que se las practica. En paralelo, las cuotas del RETA ya corren desde la fecha de alta, así que conviene tenerlo presente al organizar los primeros pagos. También empieza a correr el plazo para llevar los libros de registro correspondientes al régimen elegido. Muchos autónomos en Algeciras descubren estas obligaciones en la primera declaración trimestral, cuando ya han pasado tres meses (acumulando facturas sin el criterio adecuado). Organizarlo desde el primer día ahorra bastantes problemas posteriores.
Si necesita ayuda con sus obligaciones tributarias, puede consultar nuestro servicio de asesoría fiscal. Si está preparando la puesta en marcha de su negocio, también puede conocer nuestro servicio de asesoramiento para emprendedores o contactar con nosotros.